Datenschutzerklärung
Wie das Prüfungssystem CertBara und die App CertBara Companion die personenbezogenen Daten von Kandidaten, Prüfern, Bewertern und Mitarbeitern von Zertifizierungszentren verarbeiten.
1. Wer verantwortlich ist
Verantwortlicher für die Prüfungsdaten ist der Veranstalter der Prüfung – das Prüfungszentrum, das sie durchführt, oder die Zertifizierungsstelle, für die sie stattfindet. Der Veranstalter entscheidet, wer teilnimmt, welche Daten über die Prüfung geführt werden und wie lange sie aufbewahrt werden. Seine Kontaktdaten finden Sie in Ihrer Einladung zur Prüfung, oder Sie erhalten sie vor Ort.
Betreiber des Systems ist SAFE TREES, s.r.o. Das Unternehmen verarbeitet Prüfungsdaten für die Veranstalter als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO – nur auf deren Weisung und nur für deren Prüfungen. Als Verantwortlicher handelt es nur für die Daten, die für den Betrieb und die Sicherung des Systems erforderlich sind: Konten der Prüfungszentren und Administratoren sowie Sicherheitsprotokolle der Anmeldungen.
SAFE TREES, s.r.o.Kyselkova 285/4, 612 00 Brno, Tschechische Republik
IČO (Unternehmens-ID) 26935287
E-Mail: kolarik@safetrees.cz · Telefon +420 546 412 793
2. Welche Daten wir verarbeiten
| Kategorie | Angaben | Betroffene Personen |
|---|---|---|
| Identität und Kontaktdaten | Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Anrede (Herr/Frau – für die korrekte Formulierung von Schreiben), Registrierungsnummern der Zertifizierung (z. B. EAC ID, ČCA ID), Nummer der Weste bei der Prüfung und gegebenenfalls die Nummer des Ausweisdokuments, mit dem Sie sich bei der Prüfung ausweisen | Kandidaten, Prüfer, Bewerter |
| Anmeldung und Zulassungsvoraussetzungen | Zertifizierungsstufe, Art des Versuchs (Erstversuch, Wiederholung), bereits anerkannte Teile und die Daten, an denen sie bestanden wurden, ob die Zulassungsvoraussetzungen erfüllt sind und die Gebühr bezahlt ist (ja/nein), Kontrollen von Dokumenten und Ausrüstung (Status, Ausstellungs- und Ablaufdatum, wer sie kontrolliert hat) | Kandidaten |
| Prüfungsverlauf und Ergebnisse | Antworten in Tests, Texte von Fachberichten, Skizzen, Punkte und Bewertungen der einzelnen Teile, Notizen der Prüfer, das Ergebnis, Ergebnislisten und Ergebnisschreiben | Kandidaten; Bewertungen enthalten zusätzlich den Namen des Prüfers |
| Aufnahmen, Fotos, Scans | Tonaufnahmen der praktischen und mündlichen Teile, Fotos von Berichten, Arbeitsbögen und Bäumen, Scans von Papiertests, in der Companion-App aufgenommene Videos und Dateien; bei ETW zusätzlich Aufnahmen des Supervisors mit Transkript und Übersetzung. Fotos und Videos können auch eine Person bei der Bearbeitung einer Aufgabe zeigen. | Kandidaten, Prüfer |
| Integrität des elektronischen Tests | Verlassen des Testfensters oder Wechsel zu einer anderen App, Beenden des Vollbildmodus, Kopieren und Einfügen, Drucken, Neuladen der Seite und die Dauer der Abwesenheit | Kandidaten, die den Test auf einem Tablet ablegen |
| Audit-Trail | wer wann in welcher Rolle welche Aktion durchgeführt hat (z. B. eine Bewertung gespeichert, die Prüfung eröffnet oder abgeschlossen hat) | alle Nutzer |
| Technische und Sicherheitsdaten | eine zufällige Gerätekennung und der Zeitpunkt der ersten und der letzten Nutzung des Geräts, ein mit einem geheimen Schlüssel erzeugter Hashwert der IP-Adresse (die IP-Adresse selbst lässt sich daraus nicht ermitteln) und der Browsertyp bei der Anmeldung oder der PIN-Verifizierung; PINs und Zugangslinks werden nur als nicht umkehrbare Hashwerte gespeichert | alle Nutzer |
| Konten von Zentren und Administratoren | E-Mail-Adresse, Benutzername, Rolle, Gültigkeit des Zugangs, Zeitpunkt der letzten Anmeldung; bei Administratoren zusätzlich der zweite Faktor der Anmeldung | Mitarbeiter der Zentren, Administratoren |
Was wir nicht verarbeiten: Geburtsdatum, nationale Identifikationsnummer, Postanschrift oder Telefonnummer. Ärztliche oder sonstige Dokumente und Kopien davon speichert das System nicht – es wird nur festgehalten, ob ein Dokument vorgelegt wurde, wann es ausgestellt wurde, bis wann es gültig ist und wer es geprüft hat.
Der Gerätestandort wird nur verwendet, um Ihre Position auf der Karte des Prüfungsstandorts anzuzeigen, und zwar auf dem Gerät selbst. Er wird nicht an den Server gesendet; gespeichert werden nur die Koordinaten der Bäume und des Prüfungsstandorts, die ein Prüfer oder das Zentrum auf der Karte platziert.
3. Warum wir Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|
| Organisation und Durchführung der Prüfung, Bewertung, Ergebnisse und Ergebnisdokumente | Erfüllung des Zertifizierungsvertrags, den der Kandidat mit seiner Anmeldung geschlossen hat (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); bei Prüfern und Bewertern ihr Vertrag oder ihre Vereinbarung mit dem Veranstalter |
| Aufnahmen, Fotos und Scans als Nachweis der Bewertung; Bearbeitung von Einwänden und Einsprüchen | berechtigtes Interesse des Veranstalters an einer fairen und überprüfbaren Bewertung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie die Regeln des Zertifizierungsprogramms |
| Aufzeichnungen zur Testintegrität und Audit-Trail | berechtigtes Interesse des Veranstalters an einer ordnungsgemäßen Durchführung der Prüfung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Aufbewahrung der Ergebnisse zur Überprüfung der Zertifizierung und für die Rezertifizierung | die Regeln des Zertifizierungsprogramms und das berechtigte Interesse des Veranstalters (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder eine rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
| Anmeldung, Zugriffsschutz und Sicherheit des Systems | berechtigtes Interesse an der Sicherung des Systems und der Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
Eine automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt. Das System addiert die Punkte nach den Zertifizierungsregeln, über das Ergebnis der Prüfung entscheiden jedoch die Prüfer und die Zertifizierungsstelle. Ereignisse zur Testintegrität werden nur erfasst; ein Prüfer bewertet sie. Wir verwenden die Daten weder für Profiling noch für Werbung noch für andere Zwecke als die Prüfung.
4. Wer auf die Daten zugreifen kann
- Der Prüfungsveranstalter: befugte Mitarbeiter des Prüfungszentrums und der Zertifizierungsstelle. Prüfer und Bewerter sehen die ihnen zugewiesenen Kandidaten und Prüfungsteile. Jede Prüfung wird im System getrennt geführt; wer an einer Prüfung arbeitet, sieht die Daten anderer Prüfungen nicht.
- Ein externer Gutachter, wenn das Zentrum ihm den Zugang zu bestimmten Unterlagen gewährt (zum Beispiel bei einem Einspruch), und zwar nur für begrenzte Zeit und mit einer PIN.
- Der Informationsbildschirm im Zentrum kann während der Prüfung die Namen von Kandidaten und Prüfern sowie den Stand der Prüfung anzeigen.
- Der Betreiber des Systems, SAFE TREES, nur soweit es für Betrieb, Support und Fehlerbehebung erforderlich ist.
- Behörden nur, wenn das Gesetz es vorschreibt.
Das System wird mit Hilfe der folgenden Dienstleister (weitere Auftragsverarbeiter) bereitgestellt:
| Anbieter | Zweck | Ort der Datenverarbeitung |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | Datenbank, Dateispeicher (Aufnahmen, Fotos, Scans), Anmeldung der Konten von Zentren und Administratoren | Rechenzentrum in Paris (Frankreich, EU) |
| Vercel Inc. | Hosting der Webanwendung und der Serverfunktionen, über die die Kommunikation mit der Datenbank läuft | Inhalte werden von europäischen Netzwerkknoten ausgeliefert; die Serverfunktionen laufen in Paris (Frankreich, EU) |
| ČÚZK, Esri, OpenStreetMap Foundation | Kartenkacheln bei der Anzeige der Karte des Prüfungsstandorts; sie erhalten nur die Anfrage für einen Kartenausschnitt und die IP-Adresse des Geräts | Tschechische Republik, USA, Vereinigtes Königreich |
| Anthropic, PBC (nur ETW, falls aktiviert) | maschinelle Übersetzung gesprochener Sprache auf dem ETW-Supervisor-Tablet, wenn das Gerät keine eigene Übersetzung hat; übermittelt wird nur ein Abschnitt des Sprachtranskripts | USA |
| Spracherkennung im Browser (Google, Apple) | Live-Transkription gesprochener Sprache auf dem ETW-Supervisor-Tablet; die Sprache wird vom Dienst des Browsers verarbeitet, den das Tablet verwendet | je nach Browseranbieter auch außerhalb der EU |
Das System verwendet keine Werbe-, Analyse- oder Tracking-Tools von Dritten, und wir verkaufen keine Daten. Das System versendet selbst keine E-Mails.
5. Übermittlungen außerhalb der EU
Datenbank, Dateispeicher und Serverfunktionen laufen in der EU (Paris). Die Anbieter Supabase und Vercel sind jedoch Unternehmen mit Sitz in den USA, und die Karten von Esri sowie gegebenenfalls Anthropic, Google und Apple verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlungen stützen sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission oder, sofern der Empfänger zertifiziert ist, auf das EU-US Data Privacy Framework. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.
6. Wie lange Daten aufbewahrt werden
- Prüfungsdaten (Kandidatenliste, Bewertungen, Ergebnisse, Aufnahmen, Scans) werden für den Zeitraum aufbewahrt, den der Veranstalter nach den Zertifizierungsregeln festlegt – in der Regel so lange, wie es für die Bearbeitung von Einsprüchen, den Nachweis der Zertifizierung und die Rezertifizierung erforderlich ist. Mit dem Abschluss einer Prüfung werden die Daten nicht gelöscht; der Veranstalter kann sie löschen, oder der Betreiber tut dies auf Weisung des Veranstalters. Wenn unsere Zusammenarbeit mit einem Veranstalter endet, löschen wir die Daten seiner Prüfungen oder übergeben sie ihm.
- Konten von Zentren und Administratoren bestehen, bis sie aufgehoben werden; nach Ablauf der Gültigkeit des Zugangs wird das Konto nicht gelöscht, es funktioniert lediglich nicht mehr.
- Sicherheitsprotokolle der Anmeldungen werden so lange aufbewahrt, wie es für die Sicherheit des Systems erforderlich ist.
- Daten auf Ihrem Gerät bleiben bestehen, bis Sie sie löschen (siehe Cookies und Daten auf Ihrem Gerät).
7. Sicherheit
- die gesamte Kommunikation erfolgt verschlüsselt (HTTPS),
- Kandidaten und Prüfer erhalten den Zugang über persönliche Links; im System wird nur ein Hashwert des Links gespeichert, nicht der Link selbst,
- ein weiteres Gerät wird mit einer PIN verifiziert, die nur als nicht umkehrbarer Hashwert gespeichert wird; bei wiederholter Fehleingabe wird die PIN gesperrt,
- Administratoren melden sich mit Zwei-Faktor-Authentifizierung an,
- nur der CertBara-Server greift auf die Datenbank zu; Dateien liegen in einem nicht öffentlichen Speicher, und Download-Links sind eine Stunde lang gültig,
- Prüfungen sind voneinander getrennt, und jede Aktion wird im Audit-Trail protokolliert.
8. Cookies und Daten auf Ihrem Gerät
CertBara verwendet keine Cookies und keine Tracking-Technologien. Damit die Prüfung auch bei schwachem Signal funktioniert, speichert die Anwendung im Browser oder auf dem Tablet die Daten, die sie für die Arbeit benötigt: die Anmeldung, eine zufällige Gerätekennung, noch nicht abgeschlossene Antworten und Bewertungen, Aufnahmen und Fotos vor dem Senden sowie die Warteschlange der zu sendenden Daten. Diese Speicherung ist technisch unbedingt erforderlich und bedarf keiner Einwilligung.
Daten auf dem Gerät werden nach dem Senden nicht automatisch gelöscht, damit nichts verschwindet, bevor der Server den Empfang bestätigt hat. Sie können sie löschen, indem Sie die Websitedaten in Ihrem Browser löschen; die Tablets des Zentrums haben die Seite Kontrola tabletu (Tablet-Kontrolle), die die gespeicherten Daten anzeigt und es ermöglicht, Daten zu löschen, die älter als 7 Tage sind. Löschen Sie Daten erst, nachdem Sie überprüft haben, dass sie gesendet wurden.
Diese Informationswebsite verwendet keine Cookies und keine Analyse.
9. Die App CertBara Companion
Die App öffnet die Arbeitsbereiche von CertBara mit einem QR-Code des Zentrums und speichert und sendet Aufnahmen, Fotos, Videos und Dateien zur Prüfung zuverlässig. Sie enthält dieselben Arbeitsbereiche wie die Webversion, daher gilt für sie alles oben Genannte. Zusätzlich gilt:
- Berechtigungen: Kamera (Lesen von QR-Codes, Fotos und Videos), Mikrofon (Aufnahme der Prüfung, auch bei gesperrtem Bildschirm, bis Sie die Aufnahme beenden), Fotomediathek (Auswahl von Dateien zum Senden), lokales Netzwerk (Verbindung zum Computer des Zentrums) und Standort (nur auf der Karte des Prüfungsstandorts, solange sie geöffnet ist). Jede Berechtigung können Sie in den Geräteeinstellungen widerrufen.
- Auf dem Gerät speichert die App Zugangslinks und Sitzungen, die Liste der Kandidaten zur Auswahl bei einer Aufnahme, die aufgenommenen Dateien und eine zufällige Gerätekennung. Sie sendet Dateien nur an den CertBara-Server, von dem der Zugangs-QR-Code stammt.
- Löschen: Nichts wird gelöscht, bevor der Server den Empfang bestätigt hat. Bestätigte Dateien löschen Sie in der Warteschlange mit Uvolnit místo (Speicherplatz freigeben), alles andere durch Deinstallation der App.
- Die App enthält keine Werbe-, Analyse- oder Absturzverfolgungs-Tools.
10. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Gegen eine Verarbeitung, die auf einem berechtigten Interesse beruht (Aufnahmen, Aufzeichnungen zur Testintegrität, Sicherheitsprotokolle), können Sie Widerspruch einlegen.
Richten Sie Anfragen zu einer Prüfung – einschließlich Ergebnissen und Aufnahmen – bitte an den Prüfungsveranstalter, der darüber entscheidet. Wenn Sie ihn nicht erreichen können, schreiben Sie uns an kolarik@safetrees.cz; wir leiten Ihre Anfrage weiter und unterstützen bei der Bearbeitung. Anfragen zu Konten von Zentren und zum Betrieb des Systems bearbeiten wir direkt. Wir antworten spätestens innerhalb eines Monats und müssen gegebenenfalls Ihre Identität überprüfen.
Sie können eine Beschwerde beim tschechischen Amt für den Schutz personenbezogener Daten (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, oder bei der Aufsichtsbehörde in dem Land einreichen, in dem Sie leben oder arbeiten.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich das System oder seine Anbieter ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie stets auf dieser Seite mit dem Datum der letzten Änderung.
Zuletzt aktualisiert: 17. Oktober 2026