Privacyverklaring
Hoe het examensysteem CertBara en de app CertBara Companion de persoonsgegevens van kandidaten, examinatoren, beoordelaars en medewerkers van certificeringscentra verwerken.
1. Wie verantwoordelijk is
De verwerkingsverantwoordelijke voor de examengegevens is de organisator van het examen – het examencentrum dat het examen afneemt of de certificeringsinstantie voor wie het wordt gehouden. De organisator besluit wie deelneemt, welke gegevens over het examen worden vastgelegd en hoe lang ze worden bewaard. De contactgegevens van de organisator vindt u in uw uitnodiging voor het examen of ontvangt u ter plaatse.
Het systeem wordt geëxploiteerd door SAFE TREES, s.r.o. Deze onderneming verwerkt examengegevens voor de organisatoren als verwerker krachtens art. 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) – uitsluitend op hun instructies en uitsluitend voor hun examens. Als verwerkingsverantwoordelijke treedt zij alleen op voor de gegevens die nodig zijn om het systeem te exploiteren en te beveiligen: accounts van examencentra en administrators en beveiligingsgegevens over aanmeldingen.
SAFE TREES, s.r.o.Kyselkova 285/4, 612 00 Brno, Tsjechië
Bedrijfsnummer (IČO) 26935287
E-mail: kolarik@safetrees.cz · tel. +420 546 412 793
2. Welke gegevens wij verwerken
| Categorie | Details | Op wie het betrekking heeft |
|---|---|---|
| Identiteit en contact | voor- en achternaam, e-mailadres, aanhef (de heer/mevrouw – voor de juiste formulering in brieven), registratienummers van certificeringen (bijv. EAC ID, ČCA ID), nummer van het hesje bij het examen en, indien van toepassing, het nummer van het identiteitsdocument dat u bij het examen toont | kandidaten, examinatoren, beoordelaars |
| Aanmelding en toelatingseisen | certificeringsniveau, type poging (eerste poging, herexamen), eerder erkende onderdelen en de data waarop ze zijn behaald, of aan de toelatingseisen is voldaan en het examengeld is betaald (ja/nee), controles van documenten en uitrusting (status, uitgifte- en vervaldatum, wie de controle heeft uitgevoerd) | kandidaten |
| Verloop en uitslagen van het examen | antwoorden in toetsen, teksten van vakrapporten, schetsen, punten en beoordelingen van elk onderdeel, notities van examinatoren, de uitslag, uitslaglijsten en uitslagbrieven | kandidaten; beoordelingen vermelden ook de naam van de examinator |
| Opnamen, foto's, scans | audio-opnamen van praktijkonderdelen en mondelinge onderdelen, foto's van rapporten, werkbladen en bomen, scans van papieren toetsen, video's en bestanden die in de Companion-app zijn gemaakt; bij ETW ook opnamen van de supervisor met een transcriptie en vertaling. Foto's en video's kunnen ook een persoon laten zien die een opdracht uitvoert. | kandidaten, examinatoren |
| Integriteit van de elektronische toets | het verlaten van het toetsvenster of het overschakelen naar een andere app, het verlaten van de volledig-schermmodus, kopiëren en plakken, afdrukken, het opnieuw laden van de pagina en de duur van de afwezigheid | kandidaten die de toets op een tablet maken |
| Auditspoor | wie wat heeft gedaan, wanneer en in welke rol (bijv. een beoordeling opslaan, het examen openen of sluiten) | alle gebruikers |
| Technische en beveiligingsgegevens | een willekeurige apparaat-identificatie en het tijdstip waarop het apparaat voor het eerst en voor het laatst is gebruikt, een vingerafdruk van het IP-adres die met een geheime sleutel is gemaakt (het IP-adres zelf is hieruit niet af te leiden) en het browsertype bij het aanmelden of bij de verificatie van de pincode; pincodes en toegangslinks worden alleen als onomkeerbare hashes opgeslagen | alle gebruikers |
| Accounts van centra en administrators | e-mailadres, gebruikersnaam, rol, geldigheid van de toegang, tijdstip van de laatste aanmelding; voor administrators ook de tweede aanmeldfactor | medewerkers van centra, administrators |
Wat wij niet verwerken: geboortedatum, nationaal identificatienummer, postadres of telefoonnummer. Het systeem slaat geen medische of andere documenten of kopieën daarvan op – het legt alleen vast of een document is getoond, wanneer het is uitgegeven, tot wanneer het geldig is en wie het heeft gecontroleerd.
De locatie van het apparaat wordt alleen gebruikt om uw positie op de kaart van de examenlocatie te tonen, op het apparaat zelf. Zij wordt niet naar de server verzonden; alleen de coördinaten van de bomen en van de examenlocatie die een examinator of het centrum op de kaart heeft geplaatst, worden opgeslagen.
3. Waarom wij gegevens verwerken en op welke rechtsgrond
| Doel | Rechtsgrond (AVG) |
|---|---|
| Het organiseren en afnemen van het examen, beoordeling, uitslagen en uitslagdocumenten | uitvoering van de certificeringsovereenkomst die de kandidaat bij zijn of haar aanmelding heeft gesloten (art. 6, lid 1, onder b); voor examinatoren en beoordelaars hun overeenkomst of afspraak met de organisator |
| Opnamen, foto's en scans als bewijs van de beoordeling; afhandeling van bezwaren en beroepen | het gerechtvaardigd belang van de organisator bij een eerlijke en controleerbare beoordeling (art. 6, lid 1, onder f) en de regels van het certificeringsschema |
| Registraties van de integriteit van de toets en het auditspoor | het gerechtvaardigd belang van de organisator bij een correct verloop van het examen (art. 6, lid 1, onder f) |
| Het bewaren van uitslagen om de certificering te verifiëren en voor hercertificering | de regels van het certificeringsschema en het gerechtvaardigd belang van de organisator (art. 6, lid 1, onder f), of een wettelijke verplichting (art. 6, lid 1, onder c) |
| Aanmelden, toegangsbeveiliging en beveiliging van het systeem | gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van het systeem en de gegevens (art. 6, lid 1, onder f) |
Er is geen sprake van geautomatiseerde besluitvorming. Het systeem telt de punten op volgens de certificeringsregels, maar over de uitslag van het examen beslissen de examinatoren en de certificeringsinstantie. Gebeurtenissen die de integriteit van de toets raken, worden alleen vastgelegd; een examinator beoordeelt ze. Wij gebruiken de gegevens niet voor profilering, reclame of enig ander doel dan het examen.
4. Wie toegang heeft tot de gegevens
- De organisator van het examen: bevoegde medewerkers van het examencentrum en de certificeringsinstantie. Examinatoren en beoordelaars zien de kandidaten en examenonderdelen die aan hen zijn toegewezen. Elk examen wordt in het systeem apart gehouden; wie aan één examen werkt, ziet de gegevens van andere examens niet.
- Een externe beoordelaar, indien het centrum die persoon toegang geeft tot bepaalde stukken (bijvoorbeeld bij een beroep), alleen voor een beperkte tijd en met een pincode.
- Het informatiescherm in het centrum kan tijdens het examen de namen van kandidaten en examinatoren en de stand van het examen tonen.
- De exploitant van het systeem, SAFE TREES, alleen voor zover nodig voor de exploitatie, ondersteuning en het verhelpen van fouten.
- Overheidsinstanties alleen wanneer de wet dat vereist.
Het systeem wordt geleverd met behulp van de volgende dienstverleners (subverwerkers):
| Aanbieder | Doel | Waar de gegevens worden verwerkt |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | database, bestandsopslag (opnamen, foto's, scans), aanmelding van accounts van centra en administrators | datacenter in Parijs (Frankrijk, EU) |
| Vercel Inc. | hosting van de webapplicatie en van de serverfuncties waarlangs de communicatie met de database verloopt | inhoud wordt geleverd vanaf Europese netwerkknooppunten; de serverfuncties draaien in Parijs (Frankrijk, EU) |
| ČÚZK, Esri, OpenStreetMap Foundation | kaarttegels wanneer de kaart van de examenlocatie wordt getoond; zij ontvangen alleen het verzoek om een kaartgedeelte en het IP-adres van het apparaat | Tsjechië, Verenigde Staten, Verenigd Koninkrijk |
| Anthropic, PBC (alleen ETW, indien ingeschakeld) | automatische vertaling van spraak op de supervisortablet van ETW wanneer het apparaat geen ingebouwde vertaalfunctie heeft; er wordt alleen een fragment van de spraaktranscriptie verzonden | Verenigde Staten |
| Spraakherkenning van de browser (Google, Apple) | live transcriptie van spraak op de supervisortablet van ETW; de spraak wordt verwerkt door de dienst van de browser die de tablet gebruikt | afhankelijk van de aanbieder van de browser, ook buiten de EU |
Het systeem maakt geen gebruik van reclame-, analyse- of trackingtools van derden en wij verkopen geen gegevens. Het systeem verstuurt zelf geen e-mails.
5. Doorgifte buiten de EU
De database, de bestandsopslag en de serverfuncties draaien in de EU (Parijs). De aanbieders Supabase en Vercel zijn echter bedrijven die in de Verenigde Staten zijn gevestigd, en de kaarten van Esri en – waar gebruikt – Anthropic, Google en Apple verwerken gegevens in de Verenigde Staten. De doorgifte is gebaseerd op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of, wanneer de ontvanger is gecertificeerd, op het EU-VS-kader voor gegevensprivacy (EU–U.S. Data Privacy Framework). Voor het Verenigd Koninkrijk geldt een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
6. Hoe lang gegevens worden bewaard
- Examengegevens (kandidatenlijst, beoordelingen, uitslagen, opnamen, scans) worden bewaard gedurende de periode die de organisator volgens de certificeringsregels bepaalt – meestal zolang als nodig is om beroepen af te handelen, de certificering aan te tonen en voor hercertificering. Het afsluiten van een examen leidt niet tot het wissen van gegevens; de organisator kan ze wissen, of de exploitant doet dat in opdracht van de organisator. Wanneer onze samenwerking met een organisator eindigt, wissen wij de gegevens van diens examens of dragen wij ze aan de organisator over.
- Accounts van centra en administrators bestaan tot ze worden opgezegd; wanneer de toegang verloopt, wordt het account niet gewist, het werkt alleen niet meer.
- Beveiligingsgegevens over aanmeldingen worden bewaard zolang als nodig is om het systeem veilig te houden.
- Gegevens op uw apparaat blijven staan totdat u ze verwijdert (zie Cookies en gegevens op uw apparaat).
7. Beveiliging
- alle communicatie is versleuteld (HTTPS),
- kandidaten en examinatoren krijgen toegang via persoonlijke links; het systeem slaat alleen een hash van de link op, niet de link zelf,
- een volgend apparaat wordt geverifieerd met een pincode, die alleen als onomkeerbare hash wordt opgeslagen; herhaalde onjuiste invoer vergrendelt de pincode,
- administrators melden zich aan met tweefactorauthenticatie,
- alleen de CertBara-server heeft toegang tot de database; bestanden worden bewaard in een niet-openbare opslag en downloadlinks zijn één uur geldig,
- examens worden gescheiden van elkaar gehouden en elke handeling wordt in het auditspoor vastgelegd.
8. Cookies en gegevens op uw apparaat
CertBara maakt geen gebruik van cookies of trackingtechnologieën. Zodat het examen ook bij een zwak signaal werkt, slaat de applicatie in de browser of op de tablet de gegevens op die nodig zijn om te kunnen werken: de aanmelding, een willekeurige apparaat-identificatie, onvoltooide antwoorden en beoordelingen, opnamen en foto's voordat ze zijn verzonden en de wachtrij met gegevens die nog moeten worden verzonden. Deze opslag is strikt noodzakelijk en vereist geen toestemming.
Gegevens op het apparaat worden na het verzenden niet automatisch verwijderd, zodat er niets verdwijnt voordat de server het bevestigt. U kunt ze verwijderen door de websitegegevens in uw browser te wissen; de tablets van het centrum hebben een pagina Kontrola tabletu (Tabletcontrole) die de opgeslagen gegevens toont en waarmee u gegevens ouder dan 7 dagen kunt verwijderen. Verwijder gegevens pas nadat u hebt gecontroleerd dat ze zijn verzonden.
Deze informatiewebsite maakt geen gebruik van cookies en analysetools.
9. De app CertBara Companion
De app opent de werkomgevingen van CertBara met een QR-code van het centrum en slaat opnamen, foto's, video's en bestanden voor het examen betrouwbaar op en verzendt ze. De app bevat dezelfde werkomgevingen als het web, dus alles hierboven geldt ook voor de app. Daarnaast:
- Machtigingen: camera (QR-codes lezen, foto's en video's), microfoon (het examen opnemen, ook met vergrendeld scherm totdat u de opname stopt), fotobibliotheek (bestanden kiezen om te verzenden), lokaal netwerk (verbinding met de computer van het centrum) en locatie (alleen op de kaart van de examenlocatie zolang die geopend is). U kunt elke machtiging in de instellingen van het apparaat intrekken.
- Op het apparaat slaat de app toegangslinks en sessies op, de lijst met kandidaten waaruit u bij een opname kiest, de gemaakte bestanden en een willekeurige apparaat-identificatie. De app verzendt bestanden alleen naar de CertBara-server die de QR-code voor toegang heeft uitgegeven.
- Verwijderen: er wordt niets verwijderd totdat de server de ontvangst bevestigt. Bevestigde bestanden verwijdert u in de Wachtrij met Uvolnit místo (Ruimte vrijmaken), al het overige door de app te verwijderen.
- De app bevat geen reclame-, analyse- of crashtrackingtools.
10. Uw rechten
U hebt het recht op inzage in uw gegevens, op rectificatie, gegevenswissing, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang (opnamen, registraties van de integriteit van de toets, beveiligingsgegevens).
Stuur verzoeken over een examen – ook over uitslagen en opnamen – aan de organisator van het examen, die erover beslist. Kunt u de organisator niet bereiken, schrijf ons dan op kolarik@safetrees.cz; wij geven uw verzoek aan de organisator door en helpen bij de afhandeling. Verzoeken over accounts van centra en over de werking van het systeem handelen wij rechtstreeks af. Wij antwoorden uiterlijk binnen één maand en moeten mogelijk uw identiteit verifiëren.
U kunt een klacht indienen bij de Tsjechische Autoriteit voor de bescherming van persoonsgegevens (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, of bij de toezichthoudende autoriteit in het land waar u woont of werkt.
11. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij actualiseren deze verklaring wanneer het systeem of de aanbieders ervan veranderen. De geldende versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging.
Laatst bijgewerkt: 17 oktober 2026