Informativa sulla privacy
Come il sistema d'esame CertBara e l'app CertBara Companion trattano i dati personali di candidati, esaminatori, valutatori e personale dei centri di certificazione.
1. Chi risponde del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati d'esame è l'organizzatore dell'esame – il centro d'esame che lo svolge oppure l'organismo di certificazione per il quale l'esame si tiene. L'organizzatore decide chi partecipa, quali dati vengono registrati sull'esame e per quanto tempo. I suoi recapiti sono indicati nell'invito all'esame oppure Le vengono forniti sul posto.
Il sistema è gestito da SAFE TREES, s.r.o. Essa tratta i dati d'esame per conto degli organizzatori in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR – solo su loro istruzione e solo per i loro esami. Agisce in qualità di titolare del trattamento soltanto per i dati necessari al funzionamento e alla sicurezza del sistema: gli account dei centri d'esame e degli amministratori e i registri di sicurezza degli accessi.
SAFE TREES, s.r.o.Kyselkova 285/4, 612 00 Brno, Repubblica Ceca
N. di identificazione dell'impresa (IČO) 26935287
E-mail: kolarik@safetrees.cz · tel. +420 546 412 793
2. Quali dati trattiamo
| Categoria | Dettagli | Interessati |
|---|---|---|
| Identità e contatto | nome e cognome, e-mail, appellativo (Sig./Sig.ra – per la corretta formulazione delle lettere), numeri di registrazione della certificazione (ad es. EAC ID, ČCA ID), numero della pettorina all'esame e, se del caso, numero del documento di identità esibito all'esame | candidati, esaminatori, valutatori |
| Domanda e requisiti di ammissione | livello di certificazione, tipo di tentativo (primo tentativo, ripetizione), parti riconosciute in precedenza e date in cui sono state superate, soddisfacimento dei requisiti di ammissione e pagamento della quota (sì/no), controlli dei documenti e dell'attrezzatura (stato, data di rilascio e di scadenza, chi li ha effettuati) | candidati |
| Svolgimento e risultati dell'esame | risposte ai test, testi delle relazioni professionali, schizzi, punteggi e valutazioni di ciascuna parte, annotazioni degli esaminatori, risultato, schede dei risultati e lettere di comunicazione dell'esito | candidati; le valutazioni riportano anche il nome dell'esaminatore |
| Registrazioni, foto, scansioni | registrazioni audio delle parti pratiche e orali, foto di relazioni, schede di lavoro e alberi, scansioni dei test cartacei, video e file acquisiti nell'app Companion; per l'ETW anche le registrazioni del supervisore con trascrizione e traduzione. Le foto e i video possono mostrare anche una persona mentre svolge un compito. | candidati, esaminatori |
| Regolarità del test elettronico | uscita dalla finestra del test o passaggio a un'altra app, uscita dalla modalità a schermo intero, copia e incolla, stampa, ricaricamento della pagina e durata dell'assenza | candidati che svolgono il test su tablet |
| Traccia di audit | chi ha fatto che cosa, quando e in quale ruolo (ad es. ha salvato una valutazione, ha aperto o chiuso l'esame) | tutti gli utenti |
| Dati tecnici e di sicurezza | un identificativo casuale del dispositivo e la data del primo e dell'ultimo utilizzo del dispositivo, un'impronta dell'indirizzo IP creata con una chiave segreta (da essa non è possibile risalire all'indirizzo IP stesso) e il tipo di browser al momento dell'accesso o della verifica del PIN; i PIN e i link di accesso sono memorizzati solo come hash irreversibili | tutti gli utenti |
| Account dei centri e degli amministratori | e-mail, nome utente, ruolo, validità dell'accesso, ora dell'ultimo accesso; per gli amministratori anche il secondo fattore di autenticazione | personale dei centri, amministratori |
Dati che non trattiamo: data di nascita, numero di identificazione nazionale, indirizzo postale o numero di telefono. Il sistema non memorizza documenti medici o di altro tipo né loro copie – registra soltanto se un documento è stato esibito, quando è stato rilasciato, fino a quando è valido e chi lo ha controllato.
La posizione del dispositivo è utilizzata solo per mostrare la Sua posizione sulla mappa della postazione d'esame, sul dispositivo stesso. Non viene inviata al server; vengono memorizzate solo le coordinate degli alberi e della postazione d'esame collocati sulla mappa da un esaminatore o dal centro.
3. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica
| Finalità | Base giuridica (GDPR) |
|---|---|
| Organizzazione e svolgimento dell'esame, valutazione, risultati e documenti con i risultati | esecuzione del contratto di certificazione concluso dal candidato con la presentazione della domanda (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR); per esaminatori e valutatori, il contratto o l'accordo con l'organizzatore |
| Registrazioni, foto e scansioni come prova della valutazione; gestione di obiezioni e ricorsi | legittimo interesse dell'organizzatore a una valutazione equa e verificabile (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR) e regole dello schema di certificazione |
| Registrazioni sulla regolarità del test e traccia di audit | legittimo interesse dell'organizzatore al corretto svolgimento dell'esame (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR) |
| Conservazione dei risultati per verificare la certificazione e per la ricertificazione | regole dello schema di certificazione e legittimo interesse dell'organizzatore (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR), oppure obbligo legale (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR) |
| Autenticazione, protezione dell'accesso e sicurezza del sistema | legittimo interesse alla sicurezza del sistema e dei dati (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR) |
Non è previsto alcun processo decisionale automatizzato. Il sistema somma i punti secondo le regole della certificazione, ma il risultato dell'esame è deciso dagli esaminatori e dall'organismo di certificazione. Gli eventi relativi alla regolarità del test vengono soltanto registrati; sono valutati da un esaminatore. Non utilizziamo i dati per la profilazione, per la pubblicità né per finalità diverse dall'esame.
4. Chi può accedere ai dati
- L'organizzatore dell'esame: il personale autorizzato del centro d'esame e dell'organismo di certificazione. Gli esaminatori e i valutatori vedono i candidati e le parti dell'esame loro assegnati. Ogni esame è mantenuto separato nel sistema; chi lavora a un esame non può vedere i dati degli altri.
- Un revisore esterno, se il centro gli concede l'accesso a materiali specifici (ad esempio in caso di ricorso), solo per un periodo limitato e con un PIN.
- Lo schermo informativo presso il centro può mostrare, durante l'esame, i nomi dei candidati e degli esaminatori e lo stato dell'esame.
- Il gestore del sistema SAFE TREES, solo nella misura necessaria per il funzionamento, l'assistenza e la correzione degli errori.
- Le autorità solo quando la legge lo richiede.
Il sistema è fornito con il supporto dei seguenti fornitori di servizi (altri responsabili del trattamento):
| Fornitore | Finalità | Dove vengono trattati i dati |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | database, archiviazione dei file (registrazioni, foto, scansioni), autenticazione degli account dei centri e degli amministratori | centro dati a Parigi (Francia, UE) |
| Vercel Inc. | hosting dell'applicazione web e delle funzioni server attraverso le quali passa la comunicazione con il database | i contenuti sono distribuiti da nodi di rete europei; le funzioni server sono eseguite a Parigi (Francia, UE) |
| ČÚZK, Esri, OpenStreetMap Foundation | tessere della mappa quando viene mostrata la mappa della postazione d'esame; ricevono solo la richiesta di un'area della mappa e l'indirizzo IP del dispositivo | Repubblica Ceca, USA, Regno Unito |
| Anthropic, PBC (solo ETW, se attivato) | traduzione automatica del parlato sul tablet del supervisore ETW quando il dispositivo non dispone di una traduzione integrata; viene inviato solo un segmento della trascrizione del parlato | USA |
| Riconoscimento vocale del browser (Google, Apple) | trascrizione in tempo reale del parlato sul tablet del supervisore ETW; il parlato è elaborato dal servizio del browser utilizzato dal tablet | a seconda del fornitore del browser, anche al di fuori dell'UE |
Il sistema non utilizza strumenti pubblicitari, di analisi o di tracciamento di terzi e non vendiamo alcun dato. Il sistema non invia autonomamente e-mail.
5. Trasferimenti al di fuori dell'UE
Il database, l'archiviazione dei file e le funzioni server sono eseguiti nell'UE (Parigi). I fornitori Supabase e Vercel sono tuttavia società con sede negli USA e le mappe Esri e, ove utilizzati, Anthropic, Google e Apple trattano i dati negli USA. I trasferimenti si basano sulle clausole contrattuali tipo della Commissione europea oppure, se il destinatario è certificato, sull'EU–U.S. Data Privacy Framework. Il Regno Unito beneficia di una decisione di adeguatezza della Commissione europea.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
- I dati d'esame (elenco dei candidati, valutazioni, risultati, registrazioni, scansioni) sono conservati per il periodo stabilito dall'organizzatore in base alle regole di certificazione – di norma per il tempo necessario a gestire i ricorsi, a comprovare la certificazione e per la ricertificazione. La chiusura di un esame non comporta la cancellazione dei dati; l'organizzatore può cancellarli, oppure il gestore vi provvede su sua istruzione. Al termine della collaborazione con un organizzatore cancelliamo i dati dei suoi esami oppure glieli consegniamo.
- Gli account dei centri e degli amministratori restano attivi fino alla loro chiusura; alla scadenza dell'accesso l'account non viene eliminato, semplicemente smette di funzionare.
- I registri di sicurezza degli accessi sono conservati per il tempo necessario a garantire la sicurezza del sistema.
- I dati sul Suo dispositivo rimangono finché non li elimina (vedere Cookie e dati sul Suo dispositivo).
7. Sicurezza
- tutte le comunicazioni sono cifrate (HTTPS),
- candidati ed esaminatori accedono tramite link personali; il sistema memorizza solo un hash del link, non il link stesso,
- un ulteriore dispositivo viene verificato con un PIN, memorizzato solo come hash irreversibile; inserimenti errati ripetuti bloccano il PIN,
- gli amministratori accedono con l'autenticazione a due fattori,
- solo il server di CertBara accede al database; i file sono conservati in uno spazio di archiviazione non pubblico e i link di download sono validi per un'ora,
- gli esami sono mantenuti separati l'uno dall'altro e ogni azione viene registrata nella traccia di audit.
8. Cookie e dati sul Suo dispositivo
CertBara non utilizza cookie né tecnologie di tracciamento. Affinché l'esame funzioni anche con un segnale debole, l'applicazione memorizza nel browser o nel tablet i dati necessari al suo funzionamento: l'accesso, un identificativo casuale del dispositivo, le risposte e le valutazioni non ancora completate, le registrazioni e le foto prima dell'invio e la coda dei dati in attesa di invio. Tale memorizzazione è strettamente necessaria e non richiede il consenso.
I dati sul dispositivo non vengono eliminati automaticamente dopo l'invio, affinché nulla scompaia prima che il server lo confermi. Può eliminarli cancellando i dati del sito nel browser; i tablet del centro dispongono di una pagina Kontrola tabletu (Controllo del tablet) che mostra i dati memorizzati e consente di eliminare quelli più vecchi di 7 giorni. Elimini i dati solo dopo aver verificato che siano stati inviati.
Questo sito web informativo non utilizza cookie né strumenti di analisi.
9. L'app CertBara Companion
L'app apre gli spazi di lavoro di CertBara con un codice QR fornito dal centro e memorizza e invia in modo affidabile registrazioni, foto, video e file relativi all'esame. Contiene gli stessi spazi di lavoro del web, perciò vale anche per essa tutto quanto indicato sopra. Inoltre:
- Autorizzazioni: fotocamera (lettura dei codici QR, foto e video), microfono (registrazione dell'esame, anche con lo schermo bloccato fino a quando non interrompe la registrazione), libreria foto (selezione dei file da inviare), rete locale (connessione al computer del centro) e posizione (solo sulla mappa della postazione d'esame mentre è aperta). Può revocare qualsiasi autorizzazione nelle impostazioni del dispositivo.
- Sul dispositivo l'app memorizza i link di accesso e le sessioni, l'elenco dei candidati tra cui scegliere per una registrazione, i file acquisiti e un identificativo casuale del dispositivo. Invia i file solo al server CertBara che ha emesso il codice QR di accesso.
- Eliminazione: nulla viene eliminato finché il server non conferma la ricezione. I file confermati si eliminano nella Coda con Uvolnit místo (Libera spazio), tutto il resto disinstallando l'app.
- L'app non contiene strumenti pubblicitari, di analisi o di rilevamento dei crash.
10. I Suoi diritti
Lei ha il diritto di accesso ai Suoi dati, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento e di portabilità dei dati. Può opporsi al trattamento fondato sul legittimo interesse (registrazioni, dati sulla regolarità del test, registri di sicurezza).
Le richieste relative a un esame – compresi risultati e registrazioni – vanno inviate all'organizzatore dell'esame, che decide in merito. Se non riesce a contattarlo, ci scriva all'indirizzo kolarik@safetrees.cz; inoltreremo la richiesta e aiuteremo a gestirla. Le richieste relative agli account dei centri e al funzionamento del sistema vengono gestite direttamente da noi. Rispondiamo al più tardi entro un mese e potremmo dover verificare la Sua identità.
Può proporre reclamo all'Ufficio per la protezione dei dati personali ceco (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, oppure all'autorità di controllo del Paese in cui vive o lavora.
11. Modifiche alla presente informativa
Aggiorniamo la presente informativa quando cambiano il sistema o i suoi fornitori. La versione in vigore si trova sempre in questa pagina, con la data dell'ultima modifica.
Ultimo aggiornamento: 17 ottobre 2026