Integritetspolicy
Så behandlar examenssystemet CertBara och appen CertBara Companion personuppgifter om kandidater, examinatorer, bedömare och personal vid certifieringscentrum.
1. Vem som är ansvarig
Personuppgiftsansvarig för examensuppgifterna är examensarrangören – det examenscentrum som genomför examen eller det certifieringsorgan för vars räkning examen hålls. Arrangören bestämmer vem som deltar, vilka uppgifter som förs om examen och hur länge de lagras. Arrangörens kontaktuppgifter finns i din inbjudan till examen eller lämnas till dig på plats.
Systemet drivs av SAFE TREES, s.r.o. Bolaget behandlar examensuppgifter för arrangörerna som personuppgiftsbiträde enligt artikel 28 i GDPR – endast på arrangörernas instruktioner och endast för deras examina. Bolaget är personuppgiftsansvarigt endast för de uppgifter som behövs för att driva och skydda systemet: konton för examenscentrum och administratörer samt säkerhetsloggar över inloggningar.
SAFE TREES, s.r.o.Kyselkova 285/4, 612 00 Brno, Tjeckien
Organisationsnummer (IČO) 26935287
E-post: kolarik@safetrees.cz · telefon +420 546 412 793
2. Vilka uppgifter vi behandlar
| Kategori | Närmare uppgifter | Vem det gäller |
|---|---|---|
| Identitet och kontaktuppgifter | förnamn och efternamn, e-postadress, tilltal (herr/fru – för att breven ska formuleras korrekt), certifieringens registreringsnummer (till exempel EAC ID, ČCA ID), västnummer vid examen och i förekommande fall numret på den legitimationshandling som du visar upp vid examen | kandidater, examinatorer, bedömare |
| Anmälan och behörighetskrav | certifieringsnivå, typ av försök (första försöket, omprov), tidigare erkända delar och datum då de klarades, om behörighetskraven är uppfyllda och avgiften är betald (ja/nej), kontroller av handlingar och utrustning (status, utfärdande- och utgångsdatum, vem som gjorde kontrollen) | kandidater |
| Examens genomförande och resultat | svar i prov, texter i yrkesrapporter, skisser, poäng och bedömningar för varje del, examinatorernas anteckningar, resultatet, resultatlistor och resultatbrev | kandidater; bedömningarna anger även examinatorns namn |
| Inspelningar, foton, skanningar | ljudinspelningar av praktiska och muntliga delar, foton av rapporter, arbetsblad och träd, skanningar av pappersprov, videor och filer som tagits i appen Companion; för ETW även övervakarens inspelningar med transkription och översättning. Foton och videor kan även visa en person som utför en uppgift. | kandidater, examinatorer |
| Det elektroniska provets regelrätta genomförande | att provfönstret lämnas eller att man byter till en annan app, att helskärmsläget lämnas, kopiering och inklistring, utskrift, omladdning av sidan och tiden som man varit borta | kandidater som skriver provet på en surfplatta |
| Granskningslogg | vem som har gjort vad, när och i vilken roll (till exempel sparat en bedömning, öppnat eller avslutat examen) | alla användare |
| Tekniska uppgifter och säkerhetsuppgifter | en slumpmässig enhetsidentifierare och när enheten användes första och senaste gången, ett avtryck av IP-adressen som skapats med en hemlig nyckel (själva IP-adressen kan inte härledas ur det) och webbläsartyp vid inloggning eller PIN-verifiering; PIN-koder och åtkomstlänkar lagras endast som icke-reversibla hashvärden | alla användare |
| Konton för centrum och administratörer | e-postadress, användarnamn, roll, åtkomstens giltighetstid, tidpunkt för senaste inloggning; för administratörer även den andra inloggningsfaktorn | centrumets personal, administratörer |
Vad vi inte behandlar: födelsedatum, nationellt identitetsnummer, postadress eller telefonnummer. Systemet lagrar varken läkarintyg eller andra handlingar eller kopior av dem – det registrerar bara om en handling har visats upp, när den utfärdades, till vilket datum den är giltig och vem som kontrollerade den.
Enhetens position används endast för att visa din position på kartan över examensplatsen, på själva enheten. Den skickas inte till servern; det som lagras är endast koordinaterna för de träd och den examensplats som en examinator eller centrumet placerar på kartan.
3. Varför vi behandlar uppgifter och med vilken rättslig grund
| Ändamål | Rättslig grund (GDPR) |
|---|---|
| Organisera och genomföra examen, bedömning, resultat och resultatdokument | fullgörande av det certifieringsavtal som kandidaten ingick genom sin anmälan (artikel 6.1 b); för examinatorer och bedömare deras avtal eller överenskommelse med arrangören |
| Inspelningar, foton och skanningar som underlag för bedömningen; hantering av invändningar och överklaganden | arrangörens berättigade intresse av en rättvis och verifierbar bedömning (artikel 6.1 f) samt certifieringsschemats regler |
| Uppgifter om provets regelrätta genomförande och granskningsloggen | arrangörens berättigade intresse av att examen genomförs regelrätt (artikel 6.1 f) |
| Lagring av resultat för att kunna verifiera certifieringen och för omcertifiering | certifieringsschemats regler och arrangörens berättigade intresse (artikel 6.1 f) eller en rättslig förpliktelse (artikel 6.1 c) |
| Inloggning, åtkomstskydd och systemsäkerhet | berättigat intresse av att skydda systemet och uppgifterna (artikel 6.1 f) |
Inget automatiserat beslutsfattande förekommer. Systemet räknar samman poängen enligt certifieringens regler, men examensresultatet avgörs av examinatorerna och certifieringsorganet. Händelser som rör provets regelrätta genomförande registreras bara av systemet; en examinator bedömer dem. Vi använder inte uppgifterna för profilering, reklam eller något annat ändamål än examen.
4. Vem som har åtkomst till uppgifterna
- Examensarrangören: behörig personal vid examenscentrumet och certifieringsorganet. Examinatorer och bedömare ser de kandidater och examensdelar som har tilldelats dem. Varje examen hålls avskild i systemet; den som arbetar med en examen kan inte se andra examinas uppgifter.
- En extern granskare, om centrumet ger åtkomst till särskilda underlag (till exempel vid ett överklagande), endast under begränsad tid och med en PIN-kod.
- Informationsskärmen vid centrumet kan under examen visa kandidaternas och examinatorernas namn samt examens status.
- Systemoperatören SAFE TREES, endast i den utsträckning som behövs för drift, support och felrättning.
- Myndigheter endast när lagen kräver det.
Systemet tillhandahålls med hjälp av följande tjänsteleverantörer (underbiträden):
| Leverantör | Ändamål | Var uppgifterna behandlas |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | databas, fillagring (inspelningar, foton, skanningar), inloggning för konton för centrum och administratörer | datacenter i Paris (Frankrike, EU) |
| Vercel Inc. | hosting av webbapplikationen och de serverfunktioner som kommunikationen med databasen går genom | innehållet levereras från europeiska nätverksnoder; serverfunktionerna körs i Paris (Frankrike, EU) |
| ČÚZK, Esri, OpenStreetMap Foundation | kartbilder när kartan över examensplatsen visas; de får endast begäran om ett kartutsnitt och enhetens IP-adress | Tjeckien, USA, Storbritannien |
| Anthropic, PBC (endast ETW, om det är aktiverat) | maskinöversättning av tal på ETW-övervakarens surfplatta när enheten saknar inbyggd översättning; endast ett avsnitt av transkriptionen av talet skickas | USA |
| Webbläsarens taligenkänning (Google, Apple) | direkttranskribering av tal på ETW-övervakarens surfplatta; talet behandlas av tjänsten för den webbläsare som surfplattan använder | beroende på webbläsarleverantören, även utanför EU |
Systemet använder ingen reklam, ingen analys och inga spårningsverktyg från tredje part, och vi säljer inga uppgifter. Systemet skickar inte själv några e-postmeddelanden.
5. Överföringar utanför EU
Databasen, fillagringen och serverfunktionerna körs inom EU (Paris). Leverantörerna Supabase och Vercel är dock bolag med säte i USA, och Esris kartor och, i förekommande fall, Anthropic, Google och Apple behandlar uppgifter i USA. Överföringarna grundar sig på Europeiska kommissionens standardavtalsklausuler eller, när mottagaren är certifierad, på ramverket för dataskydd mellan EU och USA (EU–U.S. Data Privacy Framework). För Storbritannien finns ett beslut från Europeiska kommissionen om adekvat skyddsnivå.
6. Hur länge uppgifterna lagras
- Examensuppgifter (förteckning över deltagare, bedömningar, resultat, inspelningar, skanningar) lagras under den tid som arrangören bestämmer enligt certifieringens regler – vanligen så länge som behövs för att hantera överklaganden, styrka certifieringen och för omcertifiering. När en examen avslutas raderas inga uppgifter; arrangören kan radera dem, eller så gör operatören det på arrangörens instruktion. När vårt samarbete med en arrangör upphör raderar vi uppgifterna från arrangörens examina eller lämnar över dem till arrangören.
- Konton för centrum och administratörer finns kvar tills de avslutas; när åtkomsten upphör att gälla raderas kontot inte, det slutar bara fungera.
- Säkerhetsloggar över inloggningar lagras så länge som behövs för att hålla systemet säkert.
- Uppgifter på din enhet finns kvar tills du raderar dem (se Cookies och uppgifter på din enhet).
7. Säkerhet
- all kommunikation är krypterad (HTTPS),
- kandidater och examinatorer får åtkomst via personliga länkar; systemet lagrar endast en hash av länken, inte själva länken,
- ytterligare en enhet verifieras med en PIN-kod, som lagras endast som ett icke-reversibelt hashvärde; upprepade felaktiga inmatningar låser PIN-koden,
- administratörer loggar in med tvåfaktorsautentisering,
- endast CertBaras server har åtkomst till databasen; filer lagras i ett icke-offentligt lagringsutrymme och nedladdningslänkar gäller i en timme,
- examina hålls åtskilda från varandra och varje åtgärd skrivs in i granskningsloggen.
8. Cookies och uppgifter på din enhet
CertBara använder inga cookies och ingen spårningsteknik. För att examen ska fungera även med svag signal lagrar applikationen de uppgifter som behövs för arbetet i webbläsaren eller på surfplattan: inloggningen, en slumpmässig enhetsidentifierare, ofullständiga svar och bedömningar, inspelningar och foton innan de skickas samt kön med uppgifter som väntar på att skickas. Denna lagring är tekniskt nödvändig och kräver inget samtycke.
Uppgifter på enheten raderas inte automatiskt efter att de har skickats, så att ingenting försvinner innan servern har bekräftat det. Du kan radera dem genom att rensa webbplatsdata i webbläsaren; centrumets surfplattor har en sida, Kontrola tabletu (Kontroll av surfplatta), som visar de lagrade uppgifterna och låter dig radera uppgifter som är äldre än 7 dagar. Radera uppgifter först när du har kontrollerat att de har skickats.
Den här informationswebbplatsen använder varken cookies eller analys.
9. Appen CertBara Companion
Appen öppnar CertBaras arbetsytor med en QR-kod från centrumet och lagrar och skickar inspelningar, foton, videor och filer för examen på ett tillförlitligt sätt. Den innehåller samma arbetsytor som webben, så allt ovan gäller även för appen. Dessutom gäller följande:
- Behörigheter: kamera (läsning av QR-koder, foton och videor), mikrofon (inspelning av examen, även med låst skärm tills du avslutar inspelningen), bildbibliotek (val av filer att skicka), lokalt nätverk (anslutning till centrumets dator) och position (endast på kartan över examensplatsen medan den är öppen). Du kan återkalla varje behörighet i enhetens inställningar.
- På enheten lagrar appen åtkomstlänkar och sessioner, listan över kandidater att välja bland vid en inspelning, de filer som har tagits och en slumpmässig enhetsidentifierare. Den skickar filer endast till den CertBara-server som har utfärdat QR-koden för åtkomst.
- Radering: ingenting raderas förrän servern har bekräftat mottagandet. Du raderar bekräftade filer i Kön med Uvolnit místo (Frigör utrymme) och allt annat genom att avinstallera appen.
- Appen innehåller ingen reklam, ingen analys och inga verktyg för spårning av krascher.
10. Dina rättigheter
Du har rätt till tillgång till dina uppgifter, rättelse, radering, begränsning av behandling och dataportabilitet. Du kan invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse (inspelningar, uppgifter om provets regelrätta genomförande, säkerhetsloggar).
Skicka begäranden som rör en examen – inklusive resultat och inspelningar – till examensarrangören, som beslutar om dem. Om du inte kan nå arrangören kan du skriva till oss på kolarik@safetrees.cz; vi vidarebefordrar din begäran och hjälper till att hantera den. Begäranden som rör konton för centrum och systemets drift hanterar vi direkt. Vi svarar senast inom en månad och kan behöva verifiera din identitet.
Du kan lämna in ett klagomål till den tjeckiska dataskyddsmyndigheten, Úřad pro ochranu osobních údajů (Byrån för skydd av personuppgifter), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz, eller till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.
11. Ändringar i policyn
Vi uppdaterar den här policyn när systemet eller dess leverantörer ändras. Den gällande versionen finns alltid på den här sidan, tillsammans med datum för den senaste ändringen.
Senast uppdaterad: 17 oktober 2026