Polityka prywatności
Jak system egzaminacyjny CertBara i aplikacja CertBara Companion przetwarzają dane osobowe kandydatów, egzaminatorów, asesorów i pracowników ośrodków certyfikacyjnych.
1. Kto jest odpowiedzialny
Administratorem danych egzaminacyjnych jest organizator egzaminu – ośrodek egzaminacyjny, który go przeprowadza, lub jednostka certyfikująca, dla której egzamin się odbywa. Organizator decyduje, kto bierze udział w egzaminie, jakie zapisy dotyczące egzaminu są prowadzone i jak długo są przechowywane. Dane kontaktowe organizatora znajdą Państwo w zaproszeniu na egzamin lub otrzymają je Państwo na miejscu.
System jest obsługiwany przez SAFE TREES, s.r.o. Spółka przetwarza dane egzaminacyjne na rzecz organizatorów jako podmiot przetwarzający na podstawie art. 28 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) – wyłącznie na ich polecenie i wyłącznie na potrzeby ich egzaminów. Jako administrator przetwarza wyłącznie dane niezbędne do obsługi i zabezpieczenia systemu: konta ośrodków egzaminacyjnych i administratorów systemu oraz zapisy dotyczące bezpieczeństwa logowania.
SAFE TREES, s.r.o.Kyselkova 285/4, 612 00 Brno, Republika Czeska
Numer identyfikacyjny firmy (IČO) 26935287
E-mail: kolarik@safetrees.cz · tel. +420 546 412 793
2. Jakie dane przetwarzamy
| Kategoria | Szczegóły | Kogo dotyczy |
|---|---|---|
| Tożsamość i dane kontaktowe | imię i nazwisko, adres e-mail, zwrot grzecznościowy (Pan/Pani – w celu prawidłowego sformułowania pism), numery rejestracyjne certyfikacji (np. EAC ID, ČCA ID), numer kamizelki na egzaminie oraz, w stosownych przypadkach, numer dokumentu tożsamości okazywanego na egzaminie | kandydaci, egzaminatorzy, asesorzy |
| Zgłoszenie i wymagania wstępne | poziom certyfikacji, rodzaj podejścia (pierwsze podejście, powtórzenie), uprzednio uznane części i daty ich zaliczenia, spełnienie wymagań wstępnych i wniesienie opłaty (tak/nie), kontrole dokumentów i wyposażenia (status, data wydania i data ważności, osoba, która dokonała kontroli) | kandydaci |
| Przebieg i wyniki egzaminu | odpowiedzi w testach, teksty raportów specjalistycznych, szkice, punkty i oceny poszczególnych części, notatki egzaminatorów, wynik, listy wyników i pisma z wynikiem | kandydaci; oceny zawierają także imię i nazwisko egzaminatora |
| Nagrania, zdjęcia, skany | nagrania dźwiękowe części praktycznych i ustnych, zdjęcia raportów, arkuszy roboczych i drzew, skany testów papierowych, filmy i pliki wykonane w aplikacji Companion; w przypadku ETW także nagrania osoby nadzorującej (supervisor) wraz z transkrypcją i tłumaczeniem. Zdjęcia i filmy mogą przedstawiać także osobę wykonującą zadanie. | kandydaci, egzaminatorzy |
| Rzetelność testu elektronicznego | opuszczenie okna testu lub przełączenie na inną aplikację, wyjście z trybu pełnoekranowego, kopiowanie i wklejanie, drukowanie, ponowne załadowanie strony oraz czas nieobecności | kandydaci rozwiązujący test na tablecie |
| Ścieżka audytu | kto, kiedy i w jakiej roli wykonał jaką czynność (np. zapisał ocenę, otworzył lub zamknął egzamin) | wszyscy użytkownicy |
| Dane techniczne i dane dotyczące bezpieczeństwa | losowy identyfikator urządzenia oraz data pierwszego i ostatniego użycia urządzenia, odcisk adresu IP utworzony za pomocą tajnego klucza (na jego podstawie nie można ustalić samego adresu IP) oraz typ przeglądarki przy logowaniu lub weryfikacji kodu PIN; kody PIN i linki dostępowe są przechowywane wyłącznie w postaci nieodwracalnych skrótów (hash) | wszyscy użytkownicy |
| Konta ośrodków i administratorów systemu | adres e-mail, nazwa użytkownika, rola, okres ważności dostępu, czas ostatniego logowania; w przypadku administratorów także drugi składnik uwierzytelniania | pracownicy ośrodków, administratorzy systemu |
Czego nie przetwarzamy: daty urodzenia, krajowego numeru identyfikacyjnego, adresu pocztowego ani numeru telefonu. System nie przechowuje dokumentów medycznych ani innych dokumentów, ani ich kopii – zapisuje jedynie, czy dokument został okazany, kiedy został wydany, do kiedy jest ważny i kto go sprawdził.
Lokalizacja urządzenia służy wyłącznie do pokazania Państwa pozycji na mapie stanowiska egzaminacyjnego, na samym urządzeniu. Nie jest wysyłana na serwer; zapisywane są wyłącznie współrzędne drzew i stanowiska egzaminacyjnego, które egzaminator lub ośrodek umieści na mapie.
3. W jakim celu przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej
| Cel | Podstawa prawna (RODO) |
|---|---|
| Organizacja i przeprowadzenie egzaminu, ocena, wyniki i dokumenty z wynikami | wykonanie umowy o certyfikację, której stroną kandydat stał się, składając zgłoszenie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w przypadku egzaminatorów i asesorów – ich umowa lub porozumienie z organizatorem |
| Nagrania, zdjęcia i skany jako dowód oceny; rozpatrywanie zastrzeżeń i odwołań | prawnie uzasadniony interes organizatora polegający na sprawiedliwej i weryfikowalnej ocenie (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) oraz zasady schematu certyfikacji |
| Zapisy dotyczące rzetelności testu i ścieżka audytu | prawnie uzasadniony interes organizatora polegający na prawidłowym przebiegu egzaminu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) |
| Przechowywanie wyników w celu weryfikacji certyfikacji i recertyfikacji | zasady schematu certyfikacji i prawnie uzasadniony interes organizatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) |
| Logowanie, ochrona dostępu i bezpieczeństwo systemu | prawnie uzasadniony interes polegający na zabezpieczeniu systemu i danych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) |
Nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji. System sumuje punkty zgodnie z zasadami certyfikacji, jednak o wyniku egzaminu decydują egzaminatorzy i jednostka certyfikująca. Zdarzenia dotyczące rzetelności testu są jedynie rejestrowane; ocenia je egzaminator. Nie wykorzystujemy danych do profilowania, reklamy ani do żadnego celu innego niż egzamin.
4. Kto ma dostęp do danych
- Organizator egzaminu: upoważnieni pracownicy ośrodka egzaminacyjnego i jednostki certyfikującej. Egzaminatorzy i asesorzy widzą przydzielonych im kandydatów i części egzaminu. Każdy egzamin jest w systemie oddzielony; osoby pracujące przy jednym egzaminie nie widzą danych innych egzaminów.
- Zewnętrzny recenzent, jeżeli ośrodek udostępni mu określone materiały (na przykład w postępowaniu odwoławczym), wyłącznie na ograniczony czas i z użyciem kodu PIN.
- Ekran informacyjny w ośrodku może w trakcie egzaminu wyświetlać imiona i nazwiska kandydatów i egzaminatorów oraz stan egzaminu.
- Operator systemu SAFE TREES, wyłącznie w zakresie niezbędnym do obsługi, wsparcia i usuwania błędów.
- Organy publiczne wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego prawo.
System jest świadczony z udziałem następujących dostawców usług (dalszych podmiotów przetwarzających):
| Dostawca | Cel | Miejsce przetwarzania danych |
|---|---|---|
| Supabase, Inc. | baza danych, przechowywanie plików (nagrania, zdjęcia, skany), logowanie kont ośrodków i administratorów systemu | centrum danych w Paryżu (Francja, UE) |
| Vercel Inc. | hosting aplikacji internetowej oraz funkcji serwerowych, przez które przechodzi komunikacja z bazą danych | treści są dostarczane z europejskich węzłów sieci; funkcje serwerowe działają w Paryżu (Francja, UE) |
| ČÚZK, Esri, OpenStreetMap Foundation | kafelki mapy przy wyświetlaniu mapy stanowiska egzaminacyjnego; otrzymują wyłącznie żądanie dotyczące fragmentu mapy oraz adres IP urządzenia | Republika Czeska, USA, Zjednoczone Królestwo |
| Anthropic, PBC (tylko ETW, o ile jest włączone) | tłumaczenie maszynowe wypowiedzi na tablecie osoby nadzorującej ETW, gdy urządzenie nie ma wbudowanego tłumaczenia; przekazywany jest wyłącznie fragment transkrypcji wypowiedzi | USA |
| Rozpoznawanie mowy w przeglądarce (Google, Apple) | transkrypcja mowy na żywo na tablecie osoby nadzorującej ETW; mowę przetwarza usługa przeglądarki, z której korzysta tablet | zależnie od dostawcy przeglądarki, także poza UE |
System nie wykorzystuje reklam, narzędzi analitycznych ani narzędzi śledzących podmiotów trzecich, a my nie sprzedajemy żadnych danych. System sam nie wysyła wiadomości e-mail.
5. Przekazywanie danych poza UE
Baza danych, magazyn plików i funkcje serwerowe działają w UE (Paryż). Dostawcy Supabase i Vercel są jednak spółkami z siedzibą w USA, a mapy Esri oraz, jeżeli są używane, Anthropic, Google i Apple przetwarzają dane w USA. Przekazywanie danych opiera się na standardowych klauzulach umownych Komisji Europejskiej lub, jeżeli odbiorca posiada certyfikację, na unijno-amerykańskich ramach ochrony danych (EU–U.S. Data Privacy Framework). Zjednoczone Królestwo jest objęte decyzją Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony.
6. Jak długo przechowujemy dane
- Dane egzaminacyjne (lista kandydatów, oceny, wyniki, nagrania, skany) są przechowywane przez okres określony przez organizatora zgodnie z zasadami certyfikacji – zazwyczaj tak długo, jak jest to potrzebne do rozpatrywania odwołań, potwierdzania certyfikacji i recertyfikacji. Zamknięcie egzaminu nie powoduje usunięcia danych; może je usunąć organizator albo, na jego polecenie, operator. Po zakończeniu naszej współpracy z organizatorem usuwamy dane jego egzaminów lub przekazujemy mu je.
- Konta ośrodków i administratorów systemu istnieją do czasu ich zamknięcia; po wygaśnięciu dostępu konto nie jest usuwane, a jedynie przestaje działać.
- Zapisy dotyczące bezpieczeństwa logowania są przechowywane tak długo, jak jest to potrzebne do zapewnienia bezpieczeństwa systemu.
- Dane na urządzeniu pozostają, dopóki Państwo ich nie usuną (zob. Pliki cookie i dane na urządzeniu).
7. Bezpieczeństwo
- cała komunikacja jest szyfrowana (HTTPS),
- kandydaci i egzaminatorzy uzyskują dostęp za pomocą osobistych linków; system przechowuje wyłącznie skrót linku, a nie sam link,
- kolejne urządzenie jest weryfikowane kodem PIN, przechowywanym wyłącznie jako nieodwracalny skrót; wielokrotne błędne wprowadzenie blokuje kod PIN,
- administratorzy systemu logują się z uwierzytelnianiem dwuskładnikowym,
- do bazy danych ma dostęp wyłącznie serwer CertBara; pliki są przechowywane w niepublicznym magazynie, a linki do pobierania są ważne przez jedną godzinę,
- egzaminy są od siebie oddzielone, a każda czynność jest zapisywana w ścieżce audytu.
8. Pliki cookie i dane na urządzeniu
CertBara nie używa plików cookie ani technologii śledzących. Aby egzamin działał także przy słabym sygnale, aplikacja zapisuje w przeglądarce lub na tablecie dane niezbędne do jej działania: stan zalogowania, losowy identyfikator urządzenia, niedokończone odpowiedzi i oceny, nagrania i zdjęcia przed wysłaniem oraz kolejkę danych oczekujących na wysłanie. To przechowywanie jest ściśle niezbędne i nie wymaga zgody.
Dane na urządzeniu nie są usuwane automatycznie po wysłaniu, aby nic nie zniknęło, zanim serwer tego nie potwierdzi. Mogą Państwo je usunąć, czyszcząc dane witryny w przeglądarce; tablety ośrodka mają stronę Kontrola tabletu (sprawdzenie tabletu), która pokazuje zapisane dane i pozwala usunąć dane starsze niż 7 dni. Dane należy usuwać dopiero po sprawdzeniu, że zostały wysłane.
Ta strona informacyjna nie używa plików cookie ani analityki.
9. Aplikacja CertBara Companion
Aplikacja otwiera przestrzenie robocze CertBara za pomocą kodu QR otrzymanego od ośrodka oraz niezawodnie zapisuje i wysyła nagrania, zdjęcia, filmy i pliki dotyczące egzaminu. Zawiera te same przestrzenie robocze co wersja internetowa, dlatego obowiązuje w niej wszystko, co opisano powyżej. Ponadto:
- Uprawnienia: aparat (odczyt kodów QR, zdjęcia i filmy), mikrofon (nagrywanie egzaminu, także przy zablokowanym ekranie, do czasu zatrzymania nagrywania), biblioteka zdjęć (wybór plików do wysłania), sieć lokalna (połączenie z komputerem ośrodka) oraz lokalizacja (wyłącznie na mapie stanowiska egzaminacyjnego, gdy jest otwarta). Każde uprawnienie mogą Państwo wycofać w ustawieniach urządzenia.
- Na urządzeniu aplikacja przechowuje linki dostępowe i sesje, listę kandydatów do wyboru przy wykonywaniu nagrania, wykonane pliki oraz losowy identyfikator urządzenia. Pliki wysyła wyłącznie na serwer CertBara, który wydał kod QR dostępu.
- Usuwanie: nic nie jest usuwane, dopóki serwer nie potwierdzi odbioru. Potwierdzone pliki usuwają Państwo w Kolejce za pomocą przycisku Uvolnit místo (Zwolnij miejsce), a wszystko pozostałe – przez odinstalowanie aplikacji.
- Aplikacja nie zawiera narzędzi reklamowych, analitycznych ani narzędzi do śledzenia awarii.
10. Państwa prawa
Jako osobie, której dane dotyczą, przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i przenoszenia. Mogą Państwo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (nagrania, zapisy dotyczące rzetelności testu, zapisy dotyczące bezpieczeństwa).
Wnioski dotyczące egzaminu – w tym wyników i nagrań – należy kierować do organizatora egzaminu, który o nich rozstrzyga. Jeżeli nie mogą Państwo się z nim skontaktować, prosimy napisać do nas na adres kolarik@safetrees.cz; przekażemy wniosek i pomożemy w jego załatwieniu. Wnioski dotyczące kont ośrodków i funkcjonowania systemu rozpatrujemy bezpośrednio. Odpowiadamy najpóźniej w ciągu jednego miesiąca; może być konieczne zweryfikowanie Państwa tożsamości.
Skargę mogą Państwo wnieść do czeskiego organu nadzorczego – Úřad pro ochranu osobních údajů (czeski Urząd Ochrony Danych Osobowych), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz – lub do organu nadzorczego w państwie, w którym Państwo mieszkają lub pracują.
11. Zmiany niniejszej polityki
Niniejszą politykę aktualizujemy, gdy zmienia się system lub jego dostawcy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą ostatniej zmiany.
Ostatnia aktualizacja: 17 października 2026 r.